1. 要事管理：如何用清單管理要事？_第一章 要事管理

要事管理：如何用清單管理要事？

告別瞎忙：實用時間管理術

進度條

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在安排一天的事務時，我們通常會遵循要事優先的工作法，也就是重要的事情優先做。網上流行的「時間管理四象限」就是要事優先的具體化。

很多人以為使用「時間管理四象限」來安排自己手頭任務能讓自己不再陷入雜忙亂中，但是卻發現自己更加焦慮和自責了。其實「時間管理四象限」並不能讓你真正擺脫焦慮，接下來我來和大家如何管理好要事的方法。

先來看看我的一位學員，柯絲妍的痛苦經歷。

她在一家公司負責營銷工作，忙得經常連水都顧不上喝，開會、聯絡合作方、洽談媒體、彙報工作、寫營銷方案……她自己在生活上也有很多期許，下班後會健身、遛狗、做美容。但正是如此多的事情和想法，讓她感到有些透不過氣。為了解決這些問題，她在網上學到了時間管理四象限的課程，按照重要性和緊急性兩個指標把事情歸納為四類：重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急，並且應該優先去做那些重要不緊急的事情，即所謂的「要事優先」，以免它們變得緊急。

接下來的日子裡，她開始每天列出自己的任務，然後按照四象限的方式為每一個任務標註重要與否、緊急與否。真一開始做，問題就來了，絲妍發現她列出來的任務很難區分哪個更重要哪個更緊急，看上去它們都挺重要的，也都是急著要做的事情，每天光是為這些任務排優先順序就要花費她好大氣力，這還不算什麼，真到執行任務的時候，絲妍發現，明明她排第一優先的任務，自己卻經常不想去做，反倒是那些沒事看看手機、和同事聊聊閒天之類不重要不緊急的事情，佔據了她相當多的時間，為此，她很苦惱。

你覺得絲妍的問題出在哪裡呢？

這可能是好多人的困惑，為什麼越重要的事情我們似乎越是拖著不想做呢？可是吧，你反過來想想看，憑什麼你想做的事情就一定能做到呢？如果每個人都不費吹之力就能事事心想事成，那還要我這種花費超過十年時間研究心理學、研究時間管理的人幹嘛用呢？

要事第一？聽上去很美，只需做重要的事情，那樣才有價值，可怎樣的事情才是要事，那些不重要但也得做的事情怎麼辦？我們不是《要事第一》這本書裡描述的那種放棄日常管理，專心籌集善款，從而改善學校經營狀況的校長；我們也不是什麼為了慈善事業放棄工作的副總裁。我們就是普通人，有一堆具體的事情等著我們做呢。

四象限適合用來思考人生大戰略，卻不適合拿來制定日常任務戰術。更何況，作為一個正常的人類，我們天生就是喜歡做簡單的、輕鬆的、有趣的、新奇的和急迫的事情，而這些事情，往往都不是重要的。那些重要的事情，則困難多、挑戰大、過程可能乏味無趣，而且，我們總是能找到拖延的理由。

要想真的把那些重要的事情搞定，光靠自己想象可不行，決心也是蒼白無力的，你需要使用合適的時間管理工具，而且一定要在事情之前有所準備。

接下來，我將給你講解四種有效的時間管理工具，這四種工具我教給了很多人幫助他們最佳化自己的的時間表，平均為每人每週節省 13.7 小時。是不是覺得很神奇呢？接下來這四種工具將會幫你把所有要事統一管理起來。

所謂「要事」，我們把它視為「要做的事」更為妥當，我們每天都有各種紛至沓來的任務，我們還有自己想要的休閒娛樂，當然，我們也的確有那些對我們意義重大的緊要之事，所有的這些都是我們要做的事情，畢竟，豐富多彩才是真實的生活。

要想高效處理「要事」，你需要掌握三個步驟，這和你到山上採核桃類似： 1.採摘：隨時把核桃摘到你的筐裡。 2.篩選：時常伸手入筐把玩這些核桃，挑出不想要的扔掉。 3.品嚐：筐裡剩下的那些核桃，現在想吃哪個就吃哪個。

接下來我來分別給你解說：

一開始上手做時間管理，很多人就習慣找張紙，想一想當天要做的事情，然後列出一份清單。這種方法是錯誤的！因為你列在清單上的事情都是緊急的事情。當人的大腦處於聚焦的緊張狀態時，只會關注對自己最有威脅和最迫切事物，其他事情全都會被忽略掉。所以當你去想今天你要什麼的時候，你可能列出老闆吩咐的事，客戶催逼的事，即將截止的事和自己急需改變的事，但，就是不會有重要的事，因為它們通常都不緊急。如此一來，每天往復，你就很難有機會去處理重要的事。

清單是要列的，但應該像你漫步在山上採摘核桃一樣，邊走邊隨意的收集。每一天，任何時候，只要你想到有件事情可能應該做，你就應該立刻把它納入到你的清單裡，這個動作叫做「隨手記」，就是你要學會使用的第一個工具，而隨手記形成的那張清單叫「待處理清單」，是你經常都會使用的第二個工具，它就是你的核桃筐。

隨手記的時候並不需要管你記下來的是件什麼事，重要的事也好，緊急的事也罷，大事、小事、近期的事、長遠的事、想做的事、不想做的事，全都無所謂，只要是你意識到你可能想要處理一下這件事，那麼你就立刻把它記下來。之所以強調「立刻」，是因為若不及時記錄，你的大腦很快就會忽略掉它，轉而把注意力投向眼前急迫的事上，等過後，你再怎麼聚精會神，也很難再把它們都找回來。所以，為此，我還專門為學員開發了手機 App ，方便大家隨時記錄。

再說說待處理清單，它是你最重要的時間管理工具，因為待處理清單上承載了你全部的大事小情，你選擇做什麼事情，應該從待處理清單上面挑，而不是從你的腦子裡，因為你的腦子只會關注急迫的事。前面提到的絲妍如果把事情都記在待處理清單上，就會發現自己的焦慮會少很多，一目瞭然，可以更好的安排事情，不用把事情都裝在大腦裡給自己徒增壓力。

叫「待處理清單」而不是「待行動清單」，就意味著你記下來的事情不一定都是要做的。有一些事情你可能無需採取行動，所以你應該時常去看你的待處理清單，並且思考每一件事情，做出篩選。這時，你就需要第三個時間管理工具—— 72 小時法則，它幫助你把眼前不需要採取行動的事情都篩掉，只保留下來可以儘快上手完成的事項。

當你瀏覽你的待處理清單準備篩選時，你要這麼做： 1.逐項思考每一件你隨手記下來的事情。 2.問自己今天、明天、後天我是否打算花時間去做這件事。 3.如果答案是「否」，立刻刪掉這件事。 4.如果答案是「是」，想想具體你都要做什麼。

就這麼簡單，不用浪費你的腦細胞去想和評估每件事情的難度和進展這些問題，你只需要問問你自己今天、明天、後天， 72 小時內是否會做這件事即可。72 小時的神奇之處在於它迫使你去思考那些重要的事情，並且推動你在 72 小時之內採取行動。如果一件事情 72 小時之內你都不打算做什麼，或者乾脆都不知道該怎麼做，那你不如忘了它，乾脆專心去管好別的事情。當你下定決心要做什麼事，而 72 小時內沒去做，你會去做這件事的機率就趨近於零了。

有同學可能會有個疑惑，如果確實在本週內很重要的事情，但又不在 72 小時之內，怎麼辦？如果不馬上記下來，又會忘掉啊。那說明這件事情對你來說是很重要但可能不是很近期需要解決的事情，那你可以把它記到別的地方去。我們現在用待處理清單主要討論的是日常任務戰術，可以以 72 小時來做一個評估。

當篩選完畢，你的待處理清單上就只剩下要做的事了，無所謂重要與否。這時你可能會問，這些事情我應該先做哪個呢？秘訣就是——看心情。

像四象限法那樣，任何一種給自己清單上的任務設定優先順序並排序的方法都註定要失敗。因為它們忽視了一個最基本的事實——我們是人，不是機器人。如果是機器人，你讓它按照順序去執行一系列任務，它一定一絲不苟。但我們不是，我們有情緒有狀態，狀態好的時候，手頭的事情你都是努著想快點搞定，而狀態不好的時候，無論你怎麼把事情設為重要、設為緊急、加粗標紅，你就是一點也不想做。

非要強迫自己按照所謂的要事第一原則去做，一旦狀態不好沒做到，我們並不會去質疑方法本身存在問題，而是經常性的認為是自己的失敗，進而陷入深深的自責，這種感覺對自己的效率不會有任何的幫助。

一旦我們放棄那些原則、道理和「應該」，開始尊重並承認每個人都是有狀態的，做事反倒輕鬆了許多。人每天每時每刻的狀態其實是很難預測，你早上想得好好的事情，到了下午可能就不想做了，這很正常。但是，人的狀態也會有一些普遍性的規律，比如我們早上起床到上午的時間，通常是一天當中最黃金的一段，中午到午後則是最萎靡的一段，晚間我們又會有一段小高潮。逐漸觀察和體會自己在不同時間段的狀態，根據狀態去安排事情才是最佳的策略。

我所謂的「看心情」，其實就是你要掌握的第四個時間管理工具，我稱作「狀態優先法」，如果你知道自己現在是一天當中狀態較好的時候，那麼你就可以挑那些有難度的事情試試看；如果你意識到此刻狀態不佳，你就不該和自己較勁，去找清單上簡單易上手的事情做一做，當你快速完成了一件簡單的事情，把它從清單上劃掉，你會獲得成就感，這感覺會使你的狀態回升。

就這樣，不擰巴，用最適合的狀態去做最適合的事情。絲妍如果把健身安排在早上或者午間，而不是下班後，或許，她堅持下來的機率就會高很多。因為對很多人來說，上了一天的班後已經筋疲力盡，只想趕緊回家躺在床上好好煲劇休息一下，哪還想再去跑個十公里啊。這時候還逼著自己去跑步得需要多大的意志力啊。而如果我們選擇在早上或者午間，我們還有精力和狀態的時候，不需要過多的意志力消耗，我們就能把健身做起來。所以學會覺察自己的狀態，根據自己的狀態給自己安排事情，有利於你節約自己的時間。

最後，總結一下你已經學到的：要事是指一切要做的事，你應該隨時隨地的把它們記錄下來，放進你的待處理清單。每天，你都應該對著你的待處理清單，運用 72 小時法進行篩選，保留那些要儘快採取行動的事情，在這些要事中，挑選與你當時狀態匹配的事情去做，你就會發現，你的時間利用率比以前高出很多。

這一部分四個時間管理工具：隨手記、待處理清單、72 小時法則、狀態優先法。

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