在這節課中，我會向你介紹如何管理檔案的問題。檔案管理有三個階段，這是根據你想要達到的檔案管理的效果和深度來劃分的：第一個階段最初步，但它只能解決眼前的問題，第三個階段需要平時的積累和注意，但一旦做成功，它可以覆蓋你的所有檔案。
你在使用電腦的過程中也許經常碰到這些的情況：忘了檔案的位置、找不到歷史檔案、還有交接工作，別人甚至不知道這一堆東西都是什麼。這一切根源，就在這一次又一次的隨手放置、尋找檔案、刪除檔案的過程中，你不知不覺就被雜亂的檔案給吞噬了。
我希望透過這節課，替大家思考一下如何整理檔案，讓願意把自己檔案整理好的朋友，能更輕鬆地完成這項工作。
檔案整理還取決於一個人的專注力和行動力。很多人覺得檔案整理麻煩，其實這種感覺的根源恰恰是一時興起的整理。沒有統一的檔案管理思路，往往會造成更大的混亂，就好比一遍又一遍地犯下同樣的錯誤。不如從現在開始，列出一個簡單的計劃表，先理清桌面，再整理硬碟。這樣就不會把時間浪費在「我要整理！啊整理好麻煩」這種反覆糾結上了。
我把檔案管理分為三個階段：第一是初步整理、第二是高效管理、最後一個是深度整理。
我們先來講講適用於每個人的初步整理 ——關鍵詞有兩個：「整理桌面」和「管理常用檔案」。
大多數人在處理檔案之前，沒有一個統一的分類標準，存到哪兒就是哪兒。很多人的心態是：既然桌面那麼方便，那檔案都放在桌面吧。久而久之，因為日積月累的未整理檔案數量越來越龐大，導致最後即使想整理也有心無力。
因為檔案的增加和減少是一個連續的過程，那麼在管理桌面時，我建議你做到以下三點：
第一，給檔案好好取個名字 ：下載檔案到桌面時，隨手給它們起一個看得懂的名字。從源頭上解決檔名問題。檔名可以包括很多部分，常用的有「編號、修改日期、關鍵詞、檔案型別、檔案內容、更多備註」等等。就像豆瓣上給電影的命名方式一樣： 【電影】-【美國】-【科幻】-【星際穿越】-喬納森諾蘭-169分鐘-【2014-11-12】.mov，透過這種方式，我們確實可以完整的描述一個檔案。在搜尋時只要搜尋任意一個標籤就能找到它。
但是，我們通常沒有時間把所有檔案都按這個規則命名一遍。實際上，從這些模組中選擇一些需要的元素就行了。我習慣只用兩到三個元素來描述一個檔案。比如把剛編輯完的文件命名為 2017-10-05-檔案管理-01.md。
第二，做好關聯和歸檔 ：在使用中有意識的把相關的檔案放在一起，便於對整體做進一步的操作。同時把過期的檔案進行歸檔，保持桌面整潔。
我通常會把完成的稿件和其中用到的圖片放進一個以時間為開頭的資料夾內，這一步就是有意識的關聯檔案。再把這個資料夾放進硬碟中存放同類資料夾的目錄中，就完成了歸檔。
第三，合理安排資料夾 ：花一點時間安排好檔案分類，之後就不要輕易改動這個分類了。寧願等有空再整理桌面檔案，也不要圖省事兒把所有內容塞進同一個新建資料夾。
在我的桌面上常駐的只有文件庫的快捷方式，用於快速歸檔和檢視檔案。其他檔案一完成就會被歸檔進硬碟。如果你的工作檔案較多，不妨多設定幾個資料夾的快捷方式，直到可以快捷地開啟所有位置。
然後我們再講講如何管理常用檔案。這一步的核心是利用好快捷方式、快速訪問庫、標籤等功能，將常用的檔案聚集在一個觸手可及的位置，提高訪問常用檔案的速度。
macOS 中的「標籤」可以將同類型檔案跨越資料夾地聚集起來。Windows 中的「庫」則可以把不同資料夾聚集在一起。最後達到的效果是一樣的。
標籤可以大致分為兩類，一類是為檔案本身定性的，比如「文件」「素材」。這些標籤貼上之後很長時間內都不用修改，定性的標籤可以豐富一點，對檢索檔案幫助很大。
另一類是臨時性的，比如「正在處理」「待歸檔」「待完善」之類的，需要根據工作進度做增減。它一般用於快速進入工作，比如每當完成一項工作，就應該對標籤進行更新。
最後，我希望你反覆檢視這幾個小習慣。在養成習慣的初期，建議用便利貼把它們貼在桌上，每當不想整理檔案的念頭佔據腦海，就用這張便利貼讓自己清醒一下。
完成初步整理之後的檔案具有了一定的組織性，你可以清楚地知道桌面檔案、常用檔案在哪裡，不太可能發生找不到某檔案的情況了。
檔案管理不僅限於整理，你還需要提高檔案使用效率，這就不得不提到「高效管理」檔案了。
這一步可以利用一些簡單高效的工具，比如快速搜尋軟體 Everything 可以快速找到電腦中的任意檔案。Everything 與慢性子的系統自帶搜尋不同，它利用了 USN 日誌索引，能夠透過關鍵詞、正則表示式搜尋到 PC 中的任意一個檔案。比如我想找一份半年前的重要人事調動表格，直接用 Everything 搜尋「人事調動」和「.xlsx」這種模糊的關鍵詞，即可在茫茫檔案中瞬間檢索定位出想要的檔案。
自動整理檔案的軟體 DropIt，可以自定義規則和自動監控檔案變化對檔案進行整理。比如想把桌面上的檔案按型別自動分類到不同的資料夾，在 DropIt 中建立一個自動分類的規則，下載完即可完成歸類。如果不願意每次都執行這個操作，還可以讓 DropIt 自動監控檔案變化，比如監控下載資料夾，自動把文件類的小檔案複製到桌面，便於快速進入工作。自動把壓縮包檔案解壓，開啟下載目錄就能看到壓縮包內部的內容。
深度使用者還可以選用 Total Commander 等第三方檔案管理器來快速管理檔案，Total Commander 豐富的快捷鍵能讓你僅靠鍵盤就完成檔案相關的所有操作，如果是新手，一時還達不到這個境界，沒有關係，Total Commander 也提供了簡單易用的收藏夾、標籤等功能。在管理檔案時擁有全新的體驗和更高的效率。
對比、選擇趁手的軟體，習慣快捷的操作之後，就可以用這些軟體對檔案進行長期有效的管理了。
如果不滿足於整理現在的檔案，希望將歷史檔案也整理地井井有條，那就需要進入深度整理 階段了。
第一步，將那些完全看不懂的檔名改為最符合自己需求的形式，比如把依賴時間的檔案命名為「日期 + 檔名」這樣的格式。命名檔案的最低要求也是讓自己在不開啟這個檔案的情況下就能知道檔案的大致內容。如果你有耐心，也可以為檔名新增更為詳盡的說明，比如將精選的照片命名為「時間 + 地點 + 事件 + 人物」這種形式。
接下來，就要建立統一完整的資料夾層級，將不同型別的歷史檔案歸檔，為每一種型別的檔案做出符合檔案特性的微調，使整臺電腦中的檔案井然有序。在這一步中，儘可能考慮到所有可能需要的目錄，將磁碟劃分為幾個大類，比如「工作」「學習」「娛樂」。但這種粗糙的分類是經不起時間檢驗的。
更好的分類方式，應該是細分到「一眼就知道這個檔案放在哪裡」，比如你喜歡從網上下載圖片，也喜歡備份照片。那就不要將兩者混在同一個資料夾中，而是將其分為「圖片」和「照片」，這樣每次備份照片，第一反應是找「照片」而不是別的什麼資料夾。
除了第一級分類，資料夾的層級最好不要多於三層，過於詳盡的分類也會消磨整理的想法。寧願在多建一些資料夾，也不要建立第四第五層資料夾。
完成了重新命名和資料夾層級的劃分，就要講講歸檔了。
歸檔就是把那些不再經常使用的檔案整理歸類。你需要挑出對將來有參考價值的檔案，進行統一歸檔。這一步也是對檔案進行分揀的過程。將三種類型的檔案刪除，可以節約硬碟空間。分別是 沒有保留價值的檔案 、可以輕易從網上下載到的檔案 、已過期或者有時效性的檔案。
刪除後剩下來的檔案大都是自己工作的精華，或是對將來有參考價值的檔案。將它們移入行動硬碟或者網盤內。完成最後一步的備份工作。
還有，不要聽那些所謂的「斷舍離」理論，這對於極簡生活或許有用，但是硬碟就是用來存放檔案的，沒有必要自絕後路，等他們想回頭找檔案就找不到了。
做完了上面的這些整理，這時你再回過頭看看井井有條的檔案倉庫，我想內心一定是滿滿的成就感。
在完成上面這些通用的步驟之後，你需要結合自己的實際情況，定製一套使用流程，並嚴格遵守。
其實你可以在很多地方看到別人分享的檔案管理經驗，但是別人的經驗未必適合你。因為檔案管理需要結合使用習慣，比如別人喜歡下載影片，我不喜歡。那我根本就不需要為影片建立專屬的資料夾。
你更應該做的，是建立一套屬於自己的工作流程，從檔案管理的層面為自己搭建一個舒適的工作環境。例如寫稿，需要找資料、然後進行寫作、還有可能要處理配圖。記錄這些流程後，想辦法提高檔案的關聯程度。比如將常用的軟體快捷方式、參考資料、稿件、配圖素材放在同一個庫中。每次工作只需開啟這個工作資料夾即可。
再比如我將桌面的所有檔案進行雲同步，以便在任何裝置上都能處理檔案。即使人不在 PC 前，別人問我要近期的檔案，我一樣可以在 5 分鐘內找到併發送給他。這就是檔案管理，這就是效率。
所以檔案管理並不複雜，只要有心，將功夫用在平時。我們每個人，都可以管理好自己的檔案。
這節課就講到這裡。在下節課中，我會向你介紹工作中常見但容易忽視的、郵件處理方面的問題，如何寫好一封讓人滿意的郵件，其實學問很大。
學會使用這些好方法和好工具，讓你的工作從混亂變到有序。我們下一課再見。
檔案管理：搞定檔案的 3 個階段 - 知乎
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