我在體制內做過多年秘書，跟著領導摳過無數篇稿子。
可以說，公文初稿的潤色，直接關係公文是否優秀。
我將其總結為 12 個環節，每個環節都不容出錯。
公文初稿完成後，對文章的修整也格外重要。
我們透過對初稿的修整，才能把不統一的文字統一起來，把不一致的內容一致起來，文章才能最終完全褪去之前殘留的、來自原始素材的五彩斑斕的雜色，變得嚴整一體，成為一篇合格的公文。
公文定稿的過程，一般而言都是由肥到瘦的過程，是一個對初步堆起的材料進行整合、精煉的過程。
唐代詩人盧延讓有個名句，叫「吟安一個字，拈斷數莖須」，把成就文字精品之道說得非常生動，要想寫出好稿子，必須經歷從初稿到終稿的艱辛與煎熬。
我在辦公室改了幾年稿子，我的領導是從大機關下來的，要求嚴，跟著他一字一句地摳稿子，因此也有了一些心得，潤色一篇文章，以下幾個環節是一定少不了的。
領導和上級如何在最短時間裡判定一篇公文的質量和水準，是看結構？不是！是看標題？不是！是看起始段或結尾段？更不是！
我告訴你，是格式。格式不光會影響領導對一篇公文的認知，就連我們「材料狗」自己，寫作狀態也會受到格式影響。
我的習慣是，初稿一旦形成，馬上調好格式，再進行潤色，這或許是一種怪癖，但我總覺得只有看到三號仿宋字，才能進入公文的氛圍，才能坐直身子，投入其中，一板一眼地扮演起領導來。
不少領導會用「乾淨」稱讚一篇公文，說這篇文章行文乾淨，毫不拖泥帶水。
「不拖泥帶水」，實在是很難理解的一種抽象感覺。如果說改稿有什麼四兩撥千斤的絕技，能馬上讓一篇囉唆的文章清爽起來，那必定是無腦刪去「的」和「了」等助詞。
我改的稿子多了，認識到一件事：對於大部分稿子，「的」「了」普遍處於嚴重過剩狀態，看都不看刪去一半也不會影響文章理解。
大刀闊斧地刪去「的」和「了」，就能迅速使文章呈現「乾淨」狀態，更為精確、簡練。這需要我們刻意為之，隨時檢視。
在正式公文裡，「了」字用多了，會破壞文體風格，顯得不夠專業、嚴肅和簡潔，感覺整篇文章漫不經心，口語色彩很濃，語言水平有問題。例如下面這段話：
17 日下午 14 點，單位召開了今年第四季度工作計劃會。李副主任主持了會議，就本單位上一個季度的工作做了總結，在為全體員工部署了下一個季度的工作任務的同時，指出了當前工作中存在的不足。
以上段落，五個「了」字全部都是冗詞，全部可以去掉，並不影響原意。
相反，去掉之後文章變得鏗鏘有力，動詞直接作用於名詞，中間沒有緩衝和停頓。
召開會議就是召開會議，做總結就是做總結，部署任務就是部署任務，沒必要「了」來「了」去。感受一下刪掉之後的效果：
17 日下午 14 點，單位召開今年第四季度工作計劃會。李副主任主持會議，就本單位上一個季度的工作做總結，在為全體員工部署下一個季度的工作任務的同時，指出當前工作中存在的不足。
「了」之所以會讓文字感覺拖沓，原因有兩點：一是「了」嚴重口語化，不適合作為公文語言，而且凡是大規模使用「了」字的文章，文句本身一定存在表述不清的問題。
其次，「了」字在語感上有一種強烈的降速作用，會嚴重拖慢句子節奏。
所以，我們在潤色公文時，看到「的」「了」，一定要有第一時間將其刪除的衝動，除非反覆斟酌而確需保留。
當然，萬事不可從一個極端走向另一個極端，對於講話稿、座談會發言這類材料，為了保持一種口語的節奏感，「的」「了」就可以多保留一些。
如果有對文學比較感興趣的朋友，可能知道楊絳和汪曾祺兩位大作家，他們兩個在文學史上是以文字優美漂亮著稱的，這兩位大師的文字讀起來特別清爽，同時又韻味無窮。
我發現，這兩位大師文字共同點就是，句子短。
我給大家看兩段話，一段是楊絳先生作品《我們仨》中的話：
我們這個家，很樸素；我們三個人，很單純。我們與世無求，與人無爭，只求相聚在一起，相守在一起，各自做力所能及的事。碰到困難，鍾書總和我一同承當，困難就不復困難；還有個阿瑗相伴相助，不論什麼苦澀艱辛的事，都能變得甜潤。我們稍有一點快樂，也會變得非常快樂。所以我們仨是不尋常的遇合。
句子是不是短得令人震驚？頂頂長的句子也不過十個字！由此可知，句子短和句子優美之間，是存在著某種必然聯絡的。
按照標準公文格式，每行約為 28 字，也就是說每句話不要超過一行半。
一個比較直觀的鑑別句子是否過長的標準是：一行字不能沒有一個標點，一個句號最好不要超過兩行。
寫完稿子從頭到尾讀一遍，如果讀著感覺快憋死了，就趕緊把長句截短。
至於截短長句的方法，一個是加逗號，另外就是加連詞。
「寫東西最怕什麼？最怕用詞重複。」這是我的領導反覆跟我念叨的一句話。有這麼嚴重嗎？我反覆體會，領導所言不虛。
用詞重複是不少初稿的常見弊病，重複用詞表明作者詞彙量不足，對詞語的運用未能得心應手，改稿時需重點關注。
一件事反覆提，一個詞反覆用，會讓文章顯得很沒水平，聽者或觀者一定會想：這個人水平真低啊，這個寫材料的人完全詞窮了啊！
小王負責起草單位的五年工作總結，開頭他是這樣寫的：
五年來，面對錯綜
問題在哪？重複的地方太多了：「複雜」出現了兩次，「全面」出現了兩次，「貫徹」出現了兩次，「重大」出現了兩次，「重要」和「重大」也很像，這段話就不夠精彩。應該對重複用詞進行替換：
五年來，面對錯綜
大家要牢記，公文三行之內要儘量避免同樣的詞重複出現，如果發現有複用的詞，將其中一處用語義相似的詞句替換掉。
為了避免用詞重複，平時需多積累常用公文用詞的替代詞，如「重要」可用「關鍵」「首要」「關係重大」等替代，「此外」「另外」可用「值得一提的是」等代替，「巨大成績」可用「顯著進步」「令人矚目的進展」代替，等等。
校稿時，還要特別注意文章的邏輯。文章的邏輯，既包括部分之間的邏輯，也包括段落之間的邏輯，還包括段內句子之間的邏輯，甚至一個句子中用詞也要符合邏輯。
寫初稿的時候往往順著語感寫，順著靈感寫，沒有精力關注文字之間的內部邏輯，很多內容的邏輯往往是混亂的，所以邏輯問題，是我們潤色材料的時候要尤其關注的。
大家可能都有感覺，看有些稿子的時候你會發現，雖然文字優美、用詞考究，一段話也洋洋灑灑說了不少，但總是覺得哪哪都彆扭，這往往是邏輯上出了問題。
我前幾天改一個稿子，文中有一句排比相當有力，說「必須要自覺服從大局、堅決維護大局、正確認識大局」，看著鏗鏘有力，還挺對仗，但仔細一琢磨，就能發現句子內部其實邏輯混亂，正常的邏輯應是，先有認識大局，才談得上服從和維護大局，不能是已經服從了，再去談認識。
大家寫稿、改稿時一定要留意邏輯問題，尤其是看到公文寫作中特別常見的句子中兩個聯合關係的動詞一起用，宜按照事理順序排列，而不宜顛倒過來。
比如，「保持和發揚」「鞏固並提高」「繼承和發展」，不能寫成「發揚和保持」「提高並鞏固」「發展和繼承」。
再如，「支援主任、副主任和其他同志的工作，增進和維護新成立的秘書處的團結。」維護在邏輯上必然處於增進之前，連維護都維護不住，還談什麼增進呢？因此「增進和維護」要毫不猶豫地改成「維護和增進」。