電腦文件多了，如何管理？ - 知乎(1)_第二章 比如想把桌面上的文件按類型自動分類到不同

比如想把桌面上的檔案按型別自動分類到不同的資料夾，在DropIt中建立一個自動分類的規則，下載完即可完成歸類。

如果不願意每次都執行這個操作，還可以讓DropIt自動監控檔案變化，比如監控下載資料夾，自動把文件類的小檔案複製到桌面，便於快速進入工作。

自動把壓縮包檔案解壓，開啟下載目錄就能看到壓縮包內部的內容。

深度使用者還可以選用TotalCommander等第三方檔案管理器來快速管理檔案，TotalCommander豐富的快捷鍵能讓你僅靠鍵盤就完成檔案相關的所有操作，如果是新手，一時還達不到這個境界，沒有關係，TotalCommander也提供了簡單易用的收藏夾、標籤等功能。

在管理檔案時擁有全新的體驗和更高的效率。

對比、選擇趁手的軟體，習慣快捷的操作之後，就可以用這些軟體對檔案進行長期有效的管理了。

深度整理如果不滿足於整理現在的檔案，希望將歷史檔案也整理地井井有條，那就需要進入深度整理階段了。

第一步，將那些完全看不懂的檔名改為最符合自己需求的形式，比如把依賴時間的檔案命名為「日期+檔名」這樣的格式。

命名檔案的最低要求也是讓自己在不開啟這個檔案的情況下就能知道檔案的大致內容。

如果你有耐心，也可以為檔名新增更為詳盡的說明，比如將精選的照片命名為「時間+地點+事件+人物」這種形式。

接下來，就要建立統一完整的資料夾層級，將不同型別的歷史檔案歸檔，為每一種型別的檔案做出符合檔案特性的微調，使整臺電腦中的檔案井然有序。

在這一步中，儘可能考慮到所有可能需要的目錄，將磁碟劃分為幾個大類，比如「工作」「學習」「娛樂」。

但這種粗糙的分類是經不起時間檢驗的。

更好的分類方式，應該是細分到「一眼就知道這個檔案放在哪裡」，比如你喜歡從網上下載圖片，也喜歡備份照片。

那就不要將兩者混在同一個資料夾中，而是將其分為「圖片」和「照片」，這樣每次備份照片，第一反應是找「照片」而不是別的什麼資料夾。

除了第一級分類，資料夾的層級最好不要多於三層，過於詳盡的分類也會消磨整理的想法。

寧願在多建一些資料夾，也不要建立第四第五層資料夾。

完成了重新命名和資料夾層級的劃分，就要講講歸檔了。

歸檔與備份歸檔就是把那些不再經常使用的檔案整理歸類。

你需要挑出對將來有參考價值的檔案，進行統一歸檔。

這一步也是對檔案進行分揀的過程。

將三種類型的檔案刪除，可以節約硬碟空間。

分別是沒有保留價值的檔案、可以輕易從網上下載到的檔案、已過期或者有時效性的檔案。

刪除後剩下來的檔案大都是自己工作的精華，或是對將來有參考價值的檔案。

將它們移入行動硬碟或者網盤內。

完成最後一步的備份工作。

還有，不要聽那些所謂的「斷舍離」理論，這對於極簡生活或許有用，但是硬碟就是用來存放檔案的，沒有必要自絕後路，等他們想回頭找檔案就找不到了。

做完了上面的這些整理，這時你再回過頭看看井井有條的檔案倉庫，我想內心一定是滿滿的成就感。

在完成上面這些通用的步驟之後，你需要結合自己的實際情況，定製一套使用流程，並嚴格遵守。

其實你可以在很多地方看到別人分享的檔案管理經驗，但是別人的經驗未必適合你。

因為檔案管理需要結合使用習慣，比如別人喜歡下載影片，我不喜歡。

那我根本就不需要為影片建立專屬的資料夾。

你更應該做的，是建立一套屬於自己的工作流程，從檔案管理的層面為自己搭建一個舒適的工作環境。

例如寫稿，需要找資料、然後進行寫作、還有可能要處理配圖。

記錄這些流程後，想辦法提高檔案的關聯程度。

比如將常用的軟體快捷方式、參考資料、稿件、配圖素材放在同一個庫中。

每次工作只需開啟這個工作資料夾即可。

再比如我將桌面的所有檔案進行雲同步，以便在任何裝置上都能處理檔案。

即使人不在PC前，別人問我要近期的檔案，我一樣可以在5分鐘內找到併發送給他。

這就是檔案管理，這就是效率。

所以檔案管理並不複雜，只要有心，將功夫用在平時。

我們每個人，都可以管理好自己的檔案。

學會使用這些好方法和好工具，讓你的工作從混亂變到有序。

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